Quy trình thực hiện điều tra điện tử: Cán bộ phổ cập xuất thông tin => Chủ hộ thực hiện nhập liệu và gửi => Cán bộ theo dõi tiến độ và sử dụng dữ liệu.
Có 2 trường hợp áp dụng thực hiện phiếu điều tra điện tử:
Trường hợp 1: Điều tra mới.
Giai đoạn 1: Thực hiện xuất và gửi thông tin cho chủ hộ
Bước 1: Vào tab Tiện ích -> Điều tra điện tử
Bước 2: Chọn thôn xóm -> Chọn loại điều tra là ‘Điều tra mới’ -> Bấm Tra cứu
Bước 3: Bấm nút Tạo mới
Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin sau rồi bấm Xuất.
- Họ tên: nhập tên cán bộ phụ trách
- Số điện thoại: nhập số điện thoại phụ trách (để người dân liên hệ khi cần)
- Số lượng Phiếu điều tra điện tử cần xuất
Phần mềm sẽ thực hiện xuất thông tin về file excel bao gồm:
- Đường link để chủ hộ nhập thông tin
- Mã xác thực: dùng để gửi cho chủ hộ. Mỗi hộ sẽ là 1 mã xác thực riêng dùng để đăng nhập vào đường dẫn trên nhập thông tin các đối tượng phổ cập.
Bước 5: Cán bộ phụ trách phổ cập hoặc tổ trưởng thôn/ấp/khu phố sẽ thực hiện gửi link nhập dữ liệu và mã nhập liệu về các hộ gia đình.
Lưu ý:
- Mỗi khu phố/thôn/ấp là một link nhập liệu riêng và mã xác thực được tạo ở khu phố/thôn/ấp nào chỉ áp dụng cho đúng link của khu phố/thôn/ấp đó.
- Số lượng tối đa cho 1 lần xuất là 1000 phiếu điều tra và có thể xuất nhiều lần, mỗi lần sẽ tạo ra mã mới.
- Trường hợp mất hoặc không tìm thấy file đã xuất, có thể tra cứu hoặc xuất lại danh sách mã đã có (không tạo mã mới) bằng cách: Bấm
Xuất Excel
Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu chủ hộ đã nhập và cập nhật vào dữ liệu phổ cập của phường/xã
Bước 1: Vào tab Tiện ích -> Điều tra điện tử
Bước 2: Chọn thôn xóm -> Chọn Loại điều tra là ‘Điều tra mới’ -> Bấm Tra cứu
``Bước 3: Theo dõi tiến độ nhập dữ liệu và có thể thực hiện lọc theo trạng thái:
- Đã xuất mã: danh sách các mã xác thực đã xuất ra.
- Đang điều tra: danh sách và thông tin chi tiết các mã xác thực đã được đăng nhập bởi chủ hộ.
- Đã gửi KQ: danh sách và thông tin chi tiết các mã xác thực đã được chủ hộ nhập thông tin và bấm gửi
- Đã duyệt: danh sách phiếu đã duyệt và đã được cập nhật vào DS Phiếu điều tra
Bước 4: Kiểm tra thông tin -> Chọn phiếu điều tra điện tử hợp lệ -> bấm
Duyệt
Có thể chọn từng phiếu hoặc nhiều phiếu cùng lúc.
Bước 5: Đặt số phiếu rồi bấm Duyệt.
Có thể tự nhập số phiếu hoặc sử dụng tính năng nhập số phiếu tự động.
Lưu ý quan trọng:
- Khi thực hiện duyệt thì PĐT được duyệt sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào dữ liệu phổ cập của phường/xã (dữ liệu phiếu sẽ được hiển thị ở DS PĐT)
- Nút
Xóacó thể dùng để xóa mã xác thực xuất dư. Khi xóa sẽ mất dữ liệu chủ hộ đã gửi và mã xác thực đó sẽ mất hiệu lực, không sử dụng được nữa.
Trường hợp 2: Xác nhận thông tin (điều tra bổ sung/phúc tra dữ liệu PĐT)
Giai đoạn 1: Thực hiện xuất và gửi thông tin cho chủ hộ
Bước 1: Vào Điều tra -> DS phiếu điều tra -> Chọn thôn xóm -> Bấm Tra cứu
Bước 2: Tích chọn vào các PĐT cần xuất, sau đó vào
Tiện ích -> chọn Xuất PĐT điện tử
Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin sau rồi bấm Xuất.
- Họ tên: nhập tên cán bộ thực hiện điều tra
- Số điện thoại: nhập số điện thoại cán bộ thực hiện điều tra.
Phần mềm sẽ thực hiện xuất thông tin về file excel bao gồm:
- Thông tin PĐT: số phiếu, họ tên chủ hộ, địa chỉ, mã xác thực
- Đường link để chủ hộ nhập thông tin
Bước 4: Cán bộ phụ trách phổ cập hoặc tổ trưởng thôn/ấp/khu phố sẽ thực hiện gửi link nhập dữ liệu và mã nhập liệu về các hộ gia đình theo đúng thông tin từng PĐT.
Lưu ý:
- Mỗi khu phố/thôn/ấp là một link nhập liệu riêng và mã xác thực được tạo ở khu phố/thôn/ấp nào chỉ áp dụng cho đúng link của khu phố/thôn/ấp đó.
- Mỗi phiếu có thể xuất lại nhiều lần, mỗi lần sẽ tạo ra mã mới. Khi xuất lại sẽ vô hiệu hóa mã cũ và xóa dữ liệu cũ mà người dân đã gửi.
- Trường hợp mất hoặc không tìm thấy file đã xuất, có thể tra cứu hoặc xuất lại danh sách mã đã có (không tạo mã mới), bằng cách: Vào tab
Tiện ích>Điều tra điện tử> Chọn khu phố > Chọn loại điều tra là ‘Xác nhận thông tin’ > BấmTra cứu> BấmXuất Excel- Khi xuất mã, hệ thống sao chép dữ liệu PĐT tại thời điểm đó lưu vào một cơ sở dữ liệu riêng. Link nhập liệu của người dân sẽ lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu này. Nếu cán bộ phổ cập có chỉnh sửa PĐT trên phần mềm phổ cập thì cũng không ảnh hưởng đến dữ liệu PĐT gốc của chủ hộ đã gửi.
Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu chủ hộ đã nhập và cập nhật vào dữ liệu phổ cập của phường/xã
Bước 1: Vào tab Tiện ích -> Điều tra điện tử
Bước 2: Chọn thôn xóm -> chọn Loại điều tra là ‘Xác nhận thông tin’ -> Bấm Tra cứu
Bước 3: Theo dõi tiến độ nhập dữ liệu và có thể thực hiện lọc theo trạng thái:
- Đã xuất mã: danh sách các mã xác thực và số phiếu đã xuất ra.
- Đang điều tra: danh sách và thông tin chi tiết các mã xác thực đã được đăng nhập bởi chủ hộ.
- Đã gửi KQ: danh sách và thông tin chi tiết các mã xác thực đã được chủ hộ nhập thông tin và bấm gửi.
- Đã duyệt: danh sách phiếu đã duyệt và đã cập nhật vào DS Phiếu điều tra
Bước 4: Kiểm tra thông tin:
- Phần mềm hiển thị trạng thái PĐT có thay đổi thông tin hay không
- Khi bấm vào chi tiết phiếu sẽ hiển thị các thông tin có điều chỉnh so với dữ liệu gốc (ô tô vàng)
- Cán bộ phụ trách có thể lựa chọn các thông tin muốn cập nhật vào phần mềm phổ cập (mặc định sẽ được tích hết vào các thông tin có điều chỉnh).
- Cán bộ phụ trách có thể truy vấn được thông tin dữ liệu cũ của các đối tượng điều tra
Bước 5: Chọn phiếu điều tra điện tử hợp lệ -> bấm Duyệt
Có thể duyệt từng phiếu hoặc nhiều phiếu cùng lúc.
Lưu ý quan trọng:
- Khi thực hiện duyệt thì PĐT được duyệt sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào dữ liệu phổ cập của phường/xã (DS Phiếu điều tra)
- Nút
Xóacó thể dùng để xóa mã xác thực xuất dư.- Khi xóa sẽ mất dữ liệu chủ hộ đã gửi (nếu có) và mã xác thực đó sẽ mất hiệu lực, không sử dụng được nữa.