Chào Thầy/Cô,
Nếu Thầy/Cô mới bắt đầu làm quen với công tác phổ cập giáo dục trên phần mềm ELIBOT thì bài viết này sẽ giúp hình dung rõ ràng hơn về quy trình làm việc. Dù Thầy/Cô ở cấp Trường, cấp Phòng hay cấp Sở thì mỗi cấp đều có những nhiệm vụ riêng, được sắp xếp theo một trình tự khoa học, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công tác phổ cập một cách hiệu quả nhất.
CẤP TRƯỜNG / XÃ / PHƯỜNG – Nơi bắt đầu mọi dữ liệu
Đây là cấp thực hiện cập nhật và hoàn thiện dữ liệu ban đầu – đóng vai trò rất quan trọng vì mọi con số thống kê sau này đều được xây dựng từ dữ liệu ở đây. Các bước Thầy/Cô cần thực hiện gồm:
1. Cập nhật dữ liệu phiếu điều tra (PĐT) lên phần mềm
Ở bước này, Thầy/Cô sẽ đưa dữ liệu của các đối tượng trong độ tuổi phổ cập vào phần mềm, phân chia theo từng thôn/ấp/tổ dân phố. Có hai cách để thực hiện:
Cách 1 – Sử dụng tính năng “Lên lớp” để chuyển dữ liệu từ năm cũ sang năm mới:
Nếu năm trước Thầy/Cô đã nhập dữ liệu đầy đủ lên phần mềm, thì chỉ cần dùng tính năng “Lên lớp” là có thể chuyển toàn bộ dữ liệu sang năm học mới. Sau khi chuyển, Thầy/Cô cần rà soát, điều chỉnh lại các thông tin thay đổi như: chuyển trường, lưu ban, nghỉ học, tốt nghiệp, chuyển đi, chuyển đến,…
Chi tiết cách thao tác, Thầy/Cô có thể xem tại đây
Cách 2 – Điều chỉnh file Excel rồi đưa lên phần mềm:
Thầy/Cô có thể xuất file dữ liệu năm cũ (theo từng thôn/ấp/tổ), sau đó chỉnh sửa file Excel cho phù hợp với năm học mới. Ví dụ: cập nhật khối học mới, thêm học sinh mới, xóa học sinh đã chuyển đi, chỉnh sửa mã trường, cập nhật bậc tốt nghiệp… Sau khi chỉnh sửa xong, chỉ cần nhập lại file Excel vào phần mềm là xong.
Chi tiết cách thao tác, Thầy/Cô có thể xem tại đây
Lưu ý: Dữ liệu nhập lên cần chính xác, đầy đủ thông tin đặc biệt với các trường thông tin quan trọng như:
- Họ tên
- Năm sinh
- Địa chỉ
- Trình độ học vấn hiện tại
- Bậc tốt nghiệp (nếu có)
Việc nhập đúng và đủ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp Thầy/Cô tiết kiệm thời gian trong các bước kiểm tra và thống kê sau này.
2. Rà soát, chỉnh sửa dữ liệu
Sau khi đã nhập liệu ban đầu, bước tiếp theo cực kỳ quan trọng chính là kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Nhiều lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng đến số liệu tổng thể thường nằm ở độ tuổi đang đi học, vì đây là nhóm có nhiều thông tin cần nhập nhất: trường học, khối/lớp, bậc tốt nghiệp, trạng thái học tập…
Thầy/Cô hãy dành thời gian rà soát lại các thông tin như:
- Có thiếu bậc tốt nghiệp không?
- Có nhập nhầm tên/mã trường không?
- Đối tượng có thiếu thông tin học tập hay trùng thông tin không?
- Các thông tin học tập: khối học, bậc tốt nghiệp, mã trường có logic với nhau hay không?
Phần mềm đã hỗ trợ rất tiện lợi qua tính năng “Kiểm tra dữ liệu”. Với tính năng này, Thầy/Cô chỉ cần chọn từng tiêu chí để kiểm tra, hệ thống sẽ tự động lọc ra các đối tượng đang sai, thiếu hoặc không phù hợp. Từ đó, Thầy/Cô có thể chỉnh sửa trực tiếp và nhanh chóng ngay trên phần mềm.
Hướng dẫn thao tác chi tiết đối với tính năng “Kiểm tra dữ liệu” – Thầy/Cô xem tại đây
Sau khi phát hiện lỗi, Thầy/Cô có thể chỉnh sửa trực tiếp từng dòng dữ liệu ngay trong phần mềm. Điều này giúp đảm bảo số liệu được cập nhật kịp thời và nhất quán trước khi chuyển sang bước tổng hợp thống kê.
Trường hợp có quá nhiều đối tượng bị sai thông tin cần phải điều chỉnh thì Thầy/Cô có thể xuất ra file excel sau đó điều chỉnh rồi đưa vào lại phần mềm
Xuất danh sách đối tượng điều tra
3. Xem thống kê sơ bộ (tra cứu thống kê)
Sau khi đã rà soát và chỉnh sửa dữ liệu, nếu cảm thấy số liệu đã “tạm ổn”, Thầy/Cô có thể chuyển sang bước tiếp theo: xem thống kê sơ bộ để kiểm tra lại kết quả nhập liệu dưới dạng các bảng thống kê từng cấp học.
Đây là bước “soi lại dữ liệu một lượt” trước khi vào bước so dò cuối cùng. Mục tiêu là để kiểm tra các con số có khớp với thực tế không, từ đó dễ dàng phát hiện những chỗ đang thiếu hoặc chưa chính xác.
Ví dụ: Thầy/Cô vào xem mẫu 1.1 – Thống kê 0–5 tuổi (PCGDMN) và thấy phần mềm thống kê được 330 trẻ 5 tuổi, nhưng thực tế tại địa phương có 350 trẻ. Như vậy là đang thiếu 20 trẻ. Lúc này, Thầy/Cô cần quay lại phần Danh sách phiếu điều tra để bổ sung thêm đối tượng cho đúng.
Tương tự, Thầy/Cô có thể kiểm tra các mẫu khác để rà soát sơ bộ các chỉ tiêu quan trọng như:
- Tỷ lệ huy động trẻ 5 tuổi đến trường
- Số trẻ đến trường
- Trẻ 6 tuổi vào học lớp 1 có đạt tỷ lệ mong muốn theo chỉ tiêu hay chưa?
- Đối tượng 15-18 tuổi tốt nghiệp THCS có đạt về tỷ lệ mong muốn theo chỉ tiêu hay chưa?
- Số đối tượng biết chữ, xóa mù chữ của đơn vị đang như thế nào?
- v.v….
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
Việc xem thống kê sơ bộ không chỉ giúp Thầy/Cô chủ động kiểm tra nhanh số liệu, mà còn là cơ sở để phần mềm thực hiện bước “Kiểm tra số liệu” ở giai đoạn kế tiếp – đảm bảo dữ liệu thông tin các đối tượng thuộc độ tuổi đi học 6 đến 18 tuổi được chính xác.
4. Kiểm tra số liệu thống kê
Sau khi Thầy/Cô đã nhập liệu đầy đủ và kiểm tra sơ bộ các thống kê theo từng cấp học, bước tiếp theo chính là kiểm tra tính logic của số liệu, đặc biệt với nhóm độ tuổi từ 6 đến 18 – nhóm tuổi trọng tâm trong phổ cập giáo dục.
Việc kiểm tra này không chỉ giúp phát hiện các lỗi sai sót về mặt số liệu, mà còn đảm bảo các tiêu chí thống kê giữa các mẫu khác nhau đang khớp với nhau.
Khi các đoàn kiểm tra phổ cập kiểm tra đơn vị, họ sẽ so sánh đối chiếu từng độ tuổi trong các biểu mẫu xem có logic hay chưa. Ví dụ: ở độ tuổi 11 tuổi trong mẫu thống kê 2.1 (Tiểu học) có tiêu chí: “Số PPC = Đang đi học + Bỏ học + Chưa đi học”
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong thực tế nhập liệu, có thể Thầy/Cô đã nhập thiếu thông tin “đang học”, hoặc nhầm mã trường, hoặc có dữ liệu học xong/bỏ học không khớp, khiến phép so sánh trên bị lệch số liệu – vế trái không bằng vế phải.
Nếu không kiểm tra sớm, những lỗi như vậy sẽ kéo theo sai sót ở nhiều mẫu khác, và làm mất nhiều thời gian điều chỉnh về sau.
Phần mềm đã tích hợp sẵn công cụ “Kiểm tra số liệu” giúp Thầy/Cô tự động rà soát lại dữ liệu theo độ tuổi từ 6 đến 18, phát hiện ngay các lỗi logic giữa các biểu mẫu, và chỉ rõ vị trí sai ở độ tuổi nào, mẫu thống kê nào, tiêu chí nào.
Việc sử dụng công cụ này nên được thực hiện sau khi Thầy/Cô đã có số liệu đầy đủ ở các thống kê sơ bộ.
Về cách sử dụng chi tiết tính năng “Kiểm tra số liệu”, Thầy/Cô xem thêm tại đây
5. So dò thống kê
Đây là công cụ giúp Thầy/Cô biết được số liệu ở tiêu chí nào đang còn lệch so với mẫu thống kê còn lại.
Số liệu sẽ được so dò từ trái sang phải, nếu số nào khác số phía trước thì tô vàng, tức có nghĩa là cùng một tiêu chí nhưng số liệu chưa khớp ở các biểu mẫu.
Trước khi gửi thống kê lên cấp trên thì số liệu trong cùng một tiêu chí cần đảm bảo phải khớp ở các mẫu thống kê có liên quan
Chi tiết về tính năng này, Thầy/Cô có thể xem tại đây
6. Gửi thống kê
Khi đã chắc chắn dữ liệu chính xác, Thầy/Cô bấm Gửi để chuyển lên cấp Phòng duyệt. Đây là bước bắt buộc để số liệu được tổng hợp lên cấp huyện/tỉnh.
Sau khi gửi và được Phòng duyệt, thì số liệu ở thống kê đó sẽ không thay đổi dù Thầy/Cô có chỉnh sửa dữ liệu
Xem thêm tính năng này tại đây
7. In báo cáo
Sau khi gửi và được duyệt - không còn chỉnh sửa gì nữa, Thầy/Cô có thể in các mẫu báo cáo, thống kê để lưu hồ sơ, nộp cho đoàn kiểm tra hoặc trình ký.
Thầy/Cô có thể xem chi tiết hướng dẫn tại đây
CẤP PHÒNG – Tổng hợp và duyệt số liệu từ các xã/phường
Tại cấp Phòng, nhiệm vụ chính là kiểm tra, duyệt và tổng hợp số liệu từ các đơn vị cấp dưới gửi lên.
1. Duyệt thống kê
Sau khi các xã/phường hoàn tất cập nhật dữ liệu và gửi thống kê, phần mềm sẽ ghi nhận trạng thái “chờ duyệt”. Cấp Phòng có nhiệm vụ kiểm tra lại từng mẫu thống kê, nếu thấy đúng thì duyệt, nếu phát hiện số liệu chưa hợp lý thì không duyệt và gửi phản hồi để đơn vị cấp dưới điều chỉnh.
- Nếu thống kê đúng, bấm Duyệt
- Nếu chưa hợp lý, bấm Không duyệt và ghi lý do hoặc phản hồi để đơn vị điều chỉnh.
Hướng dẫn chi tiết cách duyệt thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
2. Xem thống kê
Đây là bước giúp cấp Phòng nắm toàn bộ số liệu đã duyệt từ các xã/phường, phục vụ cho việc theo dõi, so sánh và chuẩn bị tổng hợp báo cáo lên cấp Sở.
Thầy/Cô có thể:
- Xem nhanh số liệu toàn quận/huyện
- Phát hiện sớm các đơn vị có số liệu bất thường để kiểm tra lại
Chi tiết Thầy/Cô có thể xem tại đây
3. Kiểm tra số liệu thống kê
Sau khi các xã/phường đã gửi thống kê lên hệ thống, cấp Phòng cần thực hiện bước kiểm tra số liệu để đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu tổng hợp từ các đơn vị cơ sở là hợp lý, khớp giữa các tiêu chí, và không bị lệch giữa các biểu mẫu.
Tính năng “Kiểm tra số liệu” ở cấp Phòng tương tự như cấp xã, nhưng phạm vi rộng hơn, giúp Thầy/Cô rà soát độ tuổi từ 6 đến 18 tuổi ở từng đơn vị cấp dưới, từ đó phát hiện kịp thời các xã/phường đang có sai sót để nhắc nhở xử lý.
Mục đích:
- Đảm bảo các tiêu chí thống kê giữa các mẫu và độ tuổi là logic, đặc biệt ở nhóm tuổi phổ cập.
- Kiểm tra dữ liệu tổng hợp trước khi duyệt chính thức và gửi lên cấp Sở.
- Tránh tình trạng mẫu thì đúng, mẫu thì sai, dẫn đến mất thời gian hiệu chỉnh về sau.
Khi Thầy/Cô kiểm tra các đơn vị mà phát hiện ra lỗi thì:
- Ghi nhận lại tên xã/phường và độ tuổi đang sai dữ liệu.
- Liên hệ đơn vị đó để chỉnh sửa lại dữ liệu cho độ tuổi bị sai
- Sau khi đơn vị điều chỉnh xong → yêu cầu bấm cập nhật mẫu thống kê.
- Quay lại tính năng “Kiểm tra số liệu” để kiểm tra lại trạng thái (đã chuyển sang ✅ chưa).
Bước kiểm tra số liệu không chỉ giúp cấp Phòng làm chủ được chất lượng dữ liệu đầu vào mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian sửa sai về sau. Đây là một bước quan trọng để chuẩn bị cho bước so dò thống kê – nơi các con số sẽ cần “ăn khớp” tuyệt đối giữa các mẫu.
Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra số liệu thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
4. So dò thống kê
Tương tự như cấp Trường/Xã/Phường, ở cấp Phòng cũng có công cụ “So dò thống kê” – đây là tính năng rất hữu ích giúp Thầy/Cô kiểm tra các số liệu có cùng tiêu chí nhưng lại nằm rải rác ở nhiều mẫu thống kê khác nhau, xem thử có đang khớp hoàn toàn với nhau hay chưa.
Nếu các số liệu đều trùng khớp, phần mềm sẽ không tô màu vàng – nghĩa là yên tâm rồi.
Nếu có sai lệch, phần mềm sẽ tô màu vàng số liệu, giúp Thầy/Cô dễ dàng phát hiện và xử lý.
Trường hợp phát hiện có số liệu chưa khớp, cấp Phòng có thể chọn từng đơn vị cấp dưới (xã/phường) để xem cụ thể đơn vị nào còn bị lệch số liệu, sau đó nhắc nhở đơn vị đó điều chỉnh và gửi lại thống kê.
Việc so dò số liệu giúp đảm bảo các thống kê nhất quán, chính xác, tránh tình trạng số ở mẫu này đúng mà mẫu khác sai, ảnh hưởng đến kết quả xét phổ cập.
Hướng dẫn chi tiết tính năng so dò thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
5. Khóa đơn vị
Sau khi đã kiểm tra – duyệt thống kê – kiểm tra số liệu – so dò thống kê xong, nếu thấy số liệu của một xã/phường đã đầy đủ và chính xác, cấp Phòng có thể thực hiện thao tác “Khóa đơn vị”.
Khóa đơn vị giúp cố định số liệu, không cho phép đơn vị cấp dưới chỉnh sửa nữa, đảm bảo sự ổn định và thống nhất dữ liệu khi bước sang giai đoạn tổng hợp báo cáo toàn quận/huyện hoặc gửi lên cấp Sở.
Thao tác về tính năng khóa đơn vị, Thầy/Cô có thể xem chi tiết tại đây
6. Gửi thống kê lên cấp Sở
Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra, duyệt và khóa dữ liệu, cấp Phòng sẽ gửi toàn bộ thống kê đã duyệt lên cấp Sở để tiếp tục quy trình kiểm tra – tổng hợp – báo cáo ở cấp cao hơn.
Sau khi gửi thành công, phần mềm sẽ báo trạng thái “Đã gửi” và cấp Sở sẽ thấy được toàn bộ dữ liệu để bắt đầu bước duyệt.
Thầy/Cô xem hướng dẫn thao tác chi tiết tại đây
7. In báo cáo
Xuất báo cáo tổng hợp theo mẫu, phục vụ lưu trữ hoặc trình ký.
CẤP SỞ – Duyệt và tổng hợp toàn tỉnh/thành phố
Tại cấp Sở, công việc chính là xác nhận và tổng hợp báo cáo của toàn tỉnh/thành.
1. Duyệt thống kê
Tiếp nhận và kiểm tra các thống kê do cấp Phòng đã gửi lên. Nếu số liệu hợp lệ, Sở sẽ duyệt, ngược lại có thể từ chối duyệt và gửi phản hồi để cấp Phòng điều chỉnh lại.
Hướng dẫn chi tiết tính năng duyệt thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
2. Xem thống kê
Sau khi các Phòng đã gửi lên và được duyệt, cấp Sở có thể xem thống kê tổng hợp toàn tỉnh/thành phố, chia theo từng huyện/quận để nắm tình hình và phục vụ cho công tác báo cáo.
Phần thống kê này chính là dữ liệu nền để cấp Sở kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý trước khi xét duyệt kết quả phổ cập toàn tỉnh.
3. Kiểm tra số liệu thống kê
Khi nhận thống kê từ các Phòng Giáo dục, Thầy/Cô ở cấp Sở không chỉ có nhiệm vụ duyệt số liệu và tổng hợp báo cáo toàn tỉnh, mà còn cần đảm bảo sự nhất quán, logic và đúng tiêu chí phổ cập giữa các mẫu thống kê – đặc biệt là với đối tượng từ 6 đến 18 tuổi.
Tính năng “Kiểm tra số liệu” sẽ giúp Thầy/Cô kiểm tra lại số liệu từ 6 đến 18 tuổi với các tiêu chí ở các mẫu thống kê xem đã logic, còn sai sót gì hay không? Trường hợp có độ tuổi chưa logic, Thầy/Cô có thể chọn từng đơn vị cấp dưới để xem cụ thể và nhắc nhở đơn vị đó điều chỉnh và gửi lại thống kê
Chi tiết tính năng này, Thầy/Cô xem tại đây
4. So dò thống kê
Ở cấp Sở, Thầy/Cô cũng được trang bị công cụ “So dò thống kê”, tương tự như cấp Phòng. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích giúp kiểm tra tính nhất quán của các số liệu – tức là những tiêu chí giống nhau nhưng lại xuất hiện ở nhiều mẫu thống kê khác nhau, liệu có khớp hoàn toàn hay không.
Khi phát hiện ra số liệu chưa khớp, cấp Sở có thể dễ dàng chọn từng đơn vị cấp dưới (Phòng GDĐT) để xem cụ thể đơn vị nào còn bị lệch. Từ đó, có thể chủ động nhắc nhở, hướng dẫn đơn vị chỉnh sửa lại thống kê cho đúng và gửi lại.
Việc sử dụng tính năng so dò thống kê không chỉ giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra, mà còn đảm bảo sự chính xác, đồng bộ giữa các mẫu, tránh tình trạng mẫu này đúng – mẫu kia sai, gây ảnh hưởng đến kết quả xét phổ cập toàn tỉnh.
Hướng dẫn chi tiết tính năng so dò thống kê – Thầy/Cô xem tại đây
5. In báo cáo tổng hợp toàn tỉnh
In các mẫu theo quy định của Bộ GDĐT để lưu trữ hoặc trình lãnh đạo.
Lưu ý chung: Sự phối hợp là chìa khóa
Ở mỗi cấp, các thao tác đều phụ thuộc vào cấp dưới:
- Nếu cấp Trường chưa gửi, cấp Phòng không thể tổng hợp được số liệu
- Nếu cấp Phòng chưa tổng hợp, cấp Sở không thể in báo cáo.
Do đó, Thầy/Cô nên thực hiện tuần tự, đúng quy trình, tránh để sót bước, tránh gửi sai, và phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp để đảm bảo tiến độ.
Chúc Thầy/Cô hoàn thành tốt công tác phổ cập năm học này!