Nhập liệu thủ công vào các biểu mẫu thống kê phổ cập CSVC, ĐNGV, BCTC – nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại tiềm ẩn không ít lỗi nhỏ dễ bỏ sót, gây ảnh hưởng đến kết quả tổng hợp cuối cùng. Nhất là với các biểu mẫu liên quan đến tài chính, chỉ một dấu chấm sai vị trí cũng có thể khiến con số “nhảy múa” bất ngờ. Trong bài viết này, công ty tổng hợp lại một số lưu ý quan trọng và những lỗi điển hình khi nhập liệu thủ công vào các mẫu thống kê phổ cập – từ Mầm non đến THCS – giúp Thầy/Cô tránh vấp phải trong quá trình thực hiện.
Đầu tiên: Một số nguyên tắc chung khi nhập liệu
Tái sử dụng số liệu từ năm trước:
Nếu số liệu năm mới không thay đổi nhiều, Thầy/Cô có thể sao chép dữ liệu năm cũ qua năm mới bằng cách:
- Bấm nút
Sửa→ Bấm nútLấy số liệu năm cũ
Việc này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót do nhập mới toàn bộ.
Nhập từ Excel:
Tất cả biểu mẫu CSVC, ĐNGV đều hỗ trợ nhập bằng Excel. Các bước như sau:
- Bấm nút
Xuất Excelđể lấy file trống - Chỉ nhập số liệu (không thêm dòng/cột, không đổi vị trí trường)
- Sau khi nhập xong, lưu file, sau đó bấm nút
Nhập từ Excelđể tải file dữ liệu lên.
Tỷ lệ GV/Lớp:
- Tỷ lệ GV/Lớp được hệ thống tự động tính từ dữ liệu trong mẫu CSVC. Vì vậy, phải nhập CSVC trước (mẫu 1.3, mẫu 2.2, mẫu 3.3) rồi mới nhập mẫu Đội ngũ giáo viên (mẫu 1.4, mẫu 2.3, mẫu 3.4) để hiển thị được kết quả tương ứng.
Mẫu 1.3 – Thống kê CSVC mầm non
Diện tích bình quân (cột 12, cột 14, cột 16):
- Nhập số liệu đã tự tính sẵn bên ngoài (tổng diện tích / số phòng) vào phần mềm
- Nếu trường không có loại phòng đó, Thầy/Cô để trống (không nhập 0), hệ thống sẽ tự động loại trường này khỏi tính trung bình dòng tổng.
Số điểm trường:
- Chỉ nhập số điểm lẻ (không bao gồm điểm chính). Nếu trường không có điểm lẻ, nhập số 0.
Phân loại phòng học (theo TT 03/2024/TT-BGDĐT):
- Phòng kiên cố: Niên hạn > 20 năm, 3 kết cấu chính (tường, mái, cột) đều chắc bền.
- Phòng bán kiên cố: Niên hạn < 20 năm, có ít nhất 2/3 kết cấu bền, trong đó phần chịu lực bắt buộc chắc chắn.
- Phòng tạm: Vật liệu đơn giản như tre, lá, đất, hoặc nơi tận dụng tạm thời.
Mẫu 1.4 – Thống kê đội ngũ giáo viên mầm non
Phân biệt hợp đồng:
- Hợp đồng làm việc: Dành cho trường công lập, áp dụng Luật Viên chức.
- Hợp đồng lao động: Áp dụng theo Luật Lao động, thường dùng cho các đơn vị ngoài công lập.
Mẫu 1.5 – Thống kê tài chính mầm non
Đây là mẫu nhiều Thầy/Cô “ngán” nhất, không phải vì khó, mà vì chỉ cần sai định dạng là số liệu sẽ sai cả tỉ đồng
Đơn vị tính: triệu đồng
Ví dụ: Số thực tế là 1,447,922,000 đồng → Nhập 1447.922
Dấu phân cách:
- Dấu chấm (.): Ngăn cách phần thập phân.
- Dấu phẩy (,): Ngăn cách hàng nghìn – phần mềm tự xử lý, Thầy/Cô không cần nhập.
Kiểm tra số tiền:
- Sau khi nhập xong, chỉ cần di chuột vào ô, hệ thống sẽ hiển thị số tiền bằng chữ – tiện kiểm tra sai sót.
Diễn giải nội dung:
- Có biểu tượng chữ “i” bên cạnh, di chuột vào sẽ thấy giải thích rõ nội dung cần nhập là gì.
Tùy chỉnh cách hiển thị:
- Nếu Thầy/Cô muốn đổi sang cách hiển thị dùng dấu phẩy cho thập phân: vào Danh mục > Cấu hình > Phân cách thập phân.
Mẫu 2.2, mẫu 3.3 – CSVC Tiểu học, CSVC THCS
Số điểm trường: Nhập số điểm lẻ, không tính điểm chính. Nếu không có điểm lẻ, nhập 0.
Mẫu 2.3 – Đội ngũ Tiểu học
- Hạng trường: Nhập số tương ứng 1, 2 hoặc 3
- Dạy 2 buổi/ngày: Nhập 1 nếu có
- Tỷ lệ GV/Lớp: Như đã nói, dựa vào mẫu 2.2
Mẫu 3.4 – Đội ngũ THCS
- Hạng trường: Nhập 1, 2 hoặc 3
- Chuẩn trình độ GV: Mặc định theo Luật 2005, nhưng tỉnh có thể cấu hình lại theo Luật 2019.
Một số lỗi nhỏ thường gặp (mà ảnh hưởng lớn)
- Sai dấu phân tách: Nhập dấu phẩy cho thập phân → lỗi số liệu. Nhớ dùng dấu chấm (.)
- Nhập 0 thay vì để trống: Với các cột trung bình cộng, nhập 0 khiến số đó vẫn tính vào dòng tổng → sai kết quả.
Lời kết
Nhập liệu thủ công có thể hơi tốn thời gian và dễ sai sót, nhưng với một chút cẩn trọng và nắm rõ nguyên tắc, Thầy/Cô hoàn toàn có thể làm chủ các biểu mẫu thống kê phổ cập. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ phần nào giúp công việc của Thầy/Cô nhẹ nhàng hơn!