Trong quá trình nhập liệu điều tra phổ cập, nhóm độ tuổi từ 6 đến 18 tuổi là một trong những nhóm dễ gặp sai sót nhất. Những lỗi nhỏ như thiếu thông tin đi học, sai mã trường, hoặc nhập nhầm dữ liệu bỏ học – học xong… đều có thể dẫn đến số liệu không logic, làm ảnh hưởng đến kết quả thống kê cuối cùng.
Phần mềm phổ cập giáo dục ELIBOT có tính năng “Kiểm tra số liệu” giúp Thầy/Cô rà soát, đối chiếu và xử lý những sai lệch này. (Vị trí tính năng: Tab Thống kê > Kiểm tra số liệu).Dưới đây là một số mẹo và hướng dẫn khi sử dụng tính năng này.
1. Giải nghĩa các biểu tượng kiểm tra
✅ Dấu tích xanh: Số liệu đã logic, không có vấn đề.
❌ Dấu X đỏ: Dữ liệu còn sai hoặc thiếu, cần xử lý.
❕Dấu chấm than vàng: Thống kê giữa các biểu mẫu chưa khớp nhau (thường giữa mẫu 2.1 và 3.1).
2. Mẹo xử lý dấu chấm than (!) màu vàng:
Vào mẫu 2.1 và 3.1, bấm nút Cập nhật cho cả hai. Lý do là vì các mẫu này có tiêu chí liên quan nhau – nếu chỉ cập nhật một bên thì số liệu sẽ không đồng bộ, gây ra cảnh báo. Khi cả hai đã được cập nhật đồng thời, cảnh báo sẽ tự động biến mất.
3. Xử lý lỗi dữ liệu với biểu tượng X đỏ
3.1 Đối với nhóm tuổi từ 6 đến 14
Đây là nhóm tuổi đang học Tiểu học và THCS, và lỗi thường “dính” là ở tiêu chí “Số PPC = Đang đi học + Bỏ học + Chưa đi học”
Chỉ cần một thông tin thiếu (ví dụ: có khối học mà không có tên trường, hoặc có mã trường mà sai…) là phần mềm sẽ báo lỗi.
Cách xử lý:
Bước 1: Vào menu Điều tra → chọn tính năng Kiểm tra dữ liệu
Bước 2: Chọn mục 6. Nhập thiếu/dư thông tin học tập → Bấm nút Kiểm tra
Bước 3: Lọc theo năm sinh đang bị sai
Bước 4: Xem từng trường hợp:
- Có khối học nhưng thiếu tên trường → Bổ sung tên trường để hệ thống tự hiện mã trường
- Có tên trường nhưng không có khối học → Thêm khối học nếu đúng là đang đi học
- Mã trường không tồn tại → Chọn lại tên trường, mã sẽ tự điều chỉnh theo danh mục
-
Vừa có khối học + trường, lại có lớp bỏ học/học xong
- Nếu đang học → Xóa lớp bỏ học/học xong
- Nếu đã nghỉ học → Xóa khối học + trường, chỉ giữ thông tin học xong hoặc bỏ học
Bước 5: Bấm nút Lưu sau khi chỉnh sửa xong → Sau đó quay lại các mẫu 2.1 – 3.1, bấm nút Cập nhật, rồi kiểm tra lại lỗi đã hết chưa.
3.2 Đối với nhóm tuổi 15 đến 18
Từ 15 tuổi trở lên, các tiêu chí thống kê sẽ “rối rắm” hơn vì nhiều đối tượng có thể đã tốt nghiệp, học nghề, bỏ học… Dưới đây là 2 tiêu chí dễ sai nhất:
- Số PPC = Đang học + Tốt nghiệp + Bỏ học + Trượt TN + Chưa đi học
- Tốt nghiệp THCS = Học THPT/Nghề + Bỏ học THPT/Nghề + Trượt TN THPT
Một số lỗi hay gặp & cách xử lý:
3.2.1 Vừa có thông tin đi học, vừa có thông tin bỏ học
Nguyên nhân: Dữ liệu đối tượng đang học nhưng vẫn nhập lớp bỏ học → dẫn đến đếm sai.
Cách xử lý:
Bước 1: Vào Điều tra → Kiểm tra dữ liệu
Bước 2: Chọn tiêu chí “6. Nhập thiếu/dư thông tin học tập” → Bấm Kiểm tra
Bước 3: Lọc theo năm sinh cần xử lý
Bước 4: Rà soát các cột:
- Nếu đối tượng đang đi học → xóa thông tin lớp bỏ học
- Nếu đối tượng đã bỏ học → xóa khối học và mã trường
Bước 5: Bấm nút Lưu
3.2.2 Sai mã trường
Nguyên nhân: Nếu mã trường không đúng hoặc không tồn tại trong hệ thống, phần mềm không ghi nhận là “đang đi học”.
Cách xử lý:
Bước 1: Làm tương tự bước trên. Tại cột “Tên trường đang học” → bấm vào ô trống để chọn lại đúng trường cho đối tượng đang học (mã sẽ tự cập nhật)
Trường hợp đối tượng đang học trường Đại học, Cao đẳng thì xóa bỏ mã trường (nếu có cập nhật), chỉ cần cập nhật bậc TN là THPT, năm TN (nếu có) cho những đối tượng này.
Bước 2: Bấm nút Lưu
3.2.3 Bậc tốt nghiệp không phù hợp với khối học
Ví dụ: Học sinh đang học lớp 10 nhưng bậc TN lại là Tiểu học.
Cách xử lý:
Bước 1: Vào Điều tra -> Kiểm tra dữ liệu
Bước 2: Chọn tiêu chí “8. Bậc tốt nghiệp không phù hợp…”
Bước 3: Lọc theo năm sinh cần xử lý → Chỉnh lại bậc TN phù hợp với khối học
Bước 4: Bấm nút Lưu
3.2.4 Vừa có thông tin lớp bỏ học, vừa có lớp học xong
Phân biệt học xong và bỏ học:
- Học xong: Học hết lớp nào đó rồi nghỉ
- Bỏ học: Đang học giữa chừng thì nghỉ
Cách xử lý:
Bước 1: Vào Điều tra -> Kiểm tra dữ liệu
Bước 2: Chọn tiêu chí “11. Đối tượng vừa có lớp bỏ học và lớp học xong”
Bước 3: Lọc theo năm sinh cần xử lý
- Nếu đối tượng bỏ học giữa chừng → xóa thông tin học xong
- Nếu đối tượng học xong rồi nghỉ → xóa thông tin bỏ học
Bước 4: Bấm nút Lưu
Sau khi đã chỉnh sửa xong dữ liệu thì Thầy/Cô vào biểu mẫu 2.1 - 3.1 - 4.1 bấm nút Cập nhật rồi vào lại tính năng “Kiểm tra số liệu” để xem lại kết quả.
Lưu ý: Nếu có nhiều đối tượng sai thông tin cần chỉnh sửa thì để thao tác chỉnh sửa nhanh Thầy/Cô có thể xuất file excel về máy rồi sửa ở file excel sau đó vào Danh sách phiếu điều tra chọ từng thôn/ấp để đưa file đã chỉnh sửa vào. Các thông tin ở file sẽ được cập nhật vào phần mềm, các đối tượng không chỉnh sửa sẽ giữ nguyên thông tin
Lời kết
Tính năng “Kiểm tra số liệu” là công cụ rất hữu ích giúp Thầy/Cô phát hiện và xử lý lỗi logic nhanh chóng, tránh được tình trạng lệch số liệu giữa các biểu mẫu. Với một vài thao tác đơn giản, số liệu phổ cập sẽ trở nên chính xác, nhất quán và dễ dàng đối chiếu hơn trong các đợt kiểm tra.